Denne beskrivelsen eksisterer for å sikre at eventuelle kritikkverdige forhold i bedriften blir varslet/kommer frem i lyset, slik at det kan iverksettes tiltak mot forholdet.
HR-direktør forvalter innholdet og er kontaktperson ved spørsmål, gjennomføring mm.
Alle roller berøres direkte eller indirekte av dette dokumentet
Varsling betyr å si ifra om kritikkverdige forhold i virksomheten eller på arbeidsplassen til noen som kan gjøre noe med det. I varsling inngår ikke forhold som har til hensikt å skade arbeidsgiver eller fremme egne interesser. Lovbestemmelser gir arbeidstakeren vern mot gjengjeldelse. Før du varsler, tenk gjennom følgende: Foreligger det godt nok grunnlag for å varsle? Man må ha saklig grunn for sin kritikk. Kritikken skal ikke bero på sladder eller ubegrunnede påstander. Fremgangsmåten ved varsling skal være forsvarlig i henhold til arbeidsmiljølovens regler. Hva som er forsvarlig fremgangsmåte, vil avhenge av en konkret og skjønnsmessig helhetsvurdering. Vurderingstemaet vil være om du har forsvarlig grunnlag for kritikken, og om du har tatt tilbørlig hensyn til arbeidsgivers saklige interesser med hensyn til måten det varsles på.
Hensikten med denne rutinen er å sikre at eventuelle kritikkverdige forhold i bedriften blir varslet/kommer frem i lyset, slik at det kan iverksettes tiltak mot forholdet. Formålet er videre å legge til rette for at arbeidstakere skal kunne føle seg trygge på å varsle internt om slike kritikkverdige forhold, uten at dette får negative konsekvenser for arbeidstaker. Arbeidsmiljøloven §§ 2-4, 2-5 og 3-6 regulerer arbeidstakers rett til å varsle (se under). Ecuras ledelse ønsker en god dialog med ansatte og en kultur der det oppleves rom for å fremme saklig kritikk selv om kritikken ikke har en alvorlighetsgrad som gjør varsling i henhold til denne rutinen nødvendig. Det oppfordres derfor til å bruke selskapets interne tjenesteveier og organer for å sikre at bedriften opptrer i henhold til sitt etiske regelverk. Vi ønsker primært en kultur med løpende dialog mellom ansatte og ledelsen som gjør at varsling ikke anses nødvendig. Selskapet har ansattrepresentant i hovedstyret for Ecura, vi har arbeidsmiljøutvalg og vi har tillitsvalgte.
Rutinen gjelder for alle ansatte i Ecura og alle datterselskaper. Alle ansatte har rett til å varsle. I noen tilfeller har ansatte også plikt til å melde ifra (se eksempler under). Innleid personell og konsulenter kan varsle etter samme rutine som ansatte i Ecura. Dersom den ansatte opplever kritikkverdige forhold hos en ekstern oppdragsgiver (for utleid personell) skal varslingsrutinene til oppdragsgiveren benyttes. Ved spørsmål om varsling kan ansatt kontakte sin leder, tillitsvalgt eller verneombud.
Varsling: å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Varsler: den som sier ifra til en person eller instans som kan gjøre noe med begrunnet kritikkverdige forhold på arbeidsplassen Kritikkverdige forhold: brudd på lover og forskrifter, interne retningslinjer, etiske normer etc. Dette kan innebære forhold på arbeidsplassen som du er blitt kjent med, som har en viss allmenn interesse, som ikke er allment kjent eller tilgjengelig.
Alle forhold som er i brudd med norsk lov som rammer ansatte, leverandører, kunder, brukere, bedriften eller publikum generelt. All typer kritikkverdige forhold, så som:
• straffbare forhold (varslingsplikt)
• korrupsjon, bedrageri og økonomisk kriminalitet (varslingsplikt)
• ukultur, "triksing og fiksing"
• brudd på taushetsplikten
• maktmisbruk
• uetiske handlinger
• brudd på bedriftens interne retningslinjer
• manglende overholdelse av krav i arbeidsmiljøloven etc., f.eks i forhold til et trygt arbeidsmiljø
• forhold som er til fare for liv eller helse (varslingsplikt)
• mobbing, trakassering eller diskriminering (varslingsplikt)
• brudd på lovregulerte forpliktelser
• brudd på etiske standarder som har bred oppslutning i samfunnet
• brudd på konkurranselovgivningen, miljølover og sikkerhetsprosedyrer
• vesentlige brudd på kontraktsforhold med kunder der ytelsen ikke henger sammen med forpliktelsen som er inngått
• misbruk av alkohol, narkotika eller andre substanser på arbeidsplassen
Opplistingen over er ment som eksempler på hva det kan varsles om, den er ikke ment som en uttømmende opplisting.
Hva har du som ansatt plikt til å varsle om?
• Melde ifra umiddelbart og underrette arbeidsgiver (og eventuelt verneombud), og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere, om feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, om du selv ikke kan rette på forholdene. Jf. AML §2-3 nr. 2, bokstav b
• Underrette arbeidsgiver (eventuelt verneombud) om trakassering/mobbing og diskriminering på arbeidsplassen. Jf. AML §2-3 nr. 2, bokstav d
• Melde ifra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som du vurderer har sin grunn i arbeidet eller forhold på arbeidsplassen. Jf. AML §2-3 nr. 2, bokstav e
• Melde ifra til arbeidsgiver om kriminelle forhold.
Med dette menes forhold som kan påføre arbeidsgiver, medarbeidere eller omgivelsene tap eller skade, herunder risiko for tap av omdømme.
Forhold som ikke omfattes av begrepet kritikkverdige forhold kan være kritikk av forhold som en ansatt er uenig i kun fra sin personlige eller politiske overbevisning, interne personalkonflikter, uenighet om bemanningssituasjon eller for eksempel misnøye knyttet til egen lønn eller arbeidsoppgaver.
Som hovedregel bør du informere om det kritikkverdige forholdet til din nærmeste leder og deretter varsle øverste leder i Ecura. Dersom varslingen gjelder nærmeste leder varsler man bare direkte til øverste leder i Ecura – se varslingsmåter under.
Man kan altså;
- enten varsle Ecuras øverste leder; enten anonymt eller med navn
- eller varsle en ekstern nøytral varslingsmottaker BDO; enten anonymt eller med navn
Den eksterne nøytrale varslingsmottakeren BDO er et uavhengig selskap som er helt nøytral i forhold til ledelsen i ECURA. BDO er en anerkjent leverandør av revisjon, regnskap, rådgivning og advokattjenester som sikrer en objektiv, sikker og profesjonell saksbehandling.
Om forholdene gjelder øverste ledelse i Ecura kan man kontakte Ecuras styreleder eller om man ønsker å varsle anonymt kan man henvende seg til vår nøytrale eksterne varslingstjeneste driftet av BDO AS. Se varslingsalternativ i neste avsnitt.
I tillegg har du alltid rett til å varsle tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter (for eksempel Arbeidstilsynet, Datatilsynet, Politi, o.a.)
Verneombud:
Varsler kan også ta direkte kontakt med virksomhetens verneombud som da igjen må varsle øverste leder i Ecura.
Grl. § 100 om ytringsfrihet gir deg rett til å delta på egne vegne i den alminnelige samfunnsdebatten, herunder å uttale deg kritisk om forhold som berører virksomheten du arbeider i. Den ulovfestede lojalitetsplikten tilsier imidlertid at du ikke har rett til å skade arbeidsgivers interesser eller aktiviteter gjennom offentlig negativ omtale, uten at dette er berettiget. Kravet om at du må gå frem på en forsvarlig måte innebærer normalt at forholdene varsles gjennom Ecuras interne varslingskanaler. Forsvarlighetskravet skjerpes når det gjelder offentlig varsling, dvs. varsling til media, blogging, hjemmesider, e-post til flere mottakere utenfor virksomheten og andre kommunikasjonskanaler med en stor og åpen mottakerkrets – se Ecuras etiske retningslinjer vedr bruk av sosiale medier.
Som hovedregel bør et varsel være skriftlig, saklig og nøkternt og merkes klart med «Konfidensielt – Varsling». Det stilles ingen formkrav til varslingen, men det er ønskelig at opplistet informasjon under dekkes i et varsel. Varsling kan også skje muntlig, f.eks. pr e-post, telefon, sms eller ved personlig fremmøte. Det må i varselet gjøres rede for hva det kritikkverdige forholdet består i og det bør klart fremgå at henvendelsen er å ansé som et varsel regulert gjennom denne prosedyren.
- Ditt navn (om man ikke ønsker å varsle anonymt)
- Din avdeling (om man ikke ønsker å varsle anonymt)
- Dato for når du rapporterer om forholdet
- Tidsrom, ev dato og klokkeslett for kritikkverdige forhold du har observert
- Konkret hva du har observert (dvs beskriv de faktiske forhold)
- Sted for hendelsen
- Eventuell kjennskap til tilsvarende saker eller tidligere kritikkverdige forhold som gjelder samme person(er)
- Hva du mener bør gjøres for å rette opp de kritikkverdige forhold (dersom varsler ønsker å komme med forslag)
Bedriften oppfordrer til at den som varsler tilkjennegir hvem vedkommende er. Dette gjør det enklere å følge opp et varsel og holde varsleren informert om hva som gjøres i saken. Varslerens navn, og den det varsles om, skal behandles konfidensielt av de involverte.
Dersom arbeidstaker ikke ønsker å stå frem med navn er det bedre at det varsles anonymt enn at det ikke varsles i det hele tatt.
Vedlagte varslingsskjema (se vedlegg) kan benyttes både om du varsler med navn eller om du varsler anonymt når du varsler til øverste leder i Ecura eller til nøytral varslingsmottaker BDO.
Varsling direkte til øverste leder i Ecura gjøres via en av følgende muligheter;
- Via varslingsskjema i EQS - Ved e-post til varsling@ecura.no - Ved personlig oppmøte hos Ecuras hovedkontor - Ved brev til øverste leder i Ecuras postadresse - Merk e-post eller konvolutt «Varsel»
Om man ønsker å varsle vår nøytrale varslingsmottaker gjøres dette via en av følgende muligheter;
- Lenke til elektronisk varslingsskjema via varslingsskjema i EQS - Ved e-post til integrity@bdo.no - Ved personlig oppmøte hos BDO AS i Vika Atrium i Oslo - Ved brev til BDO AS v/Compliance og gransking, Postboks 1704 Vika, 0121 Oslo - merk e-post eller konvolutt «Varsel»
Øverste leder/nøytral varslingsmottaker som mottar varsel om kritikkverdige forhold skal gi tilbakemelding til den ansatte som har varslet om hva som gjøres med forholdet. Når saken er ferdigbehandlet gis tilbakemelding til varsler, - dette uansett sakens utfall. Tilbakemelding kan kun gis der varsler er kjent.
Øverste leder i Ecura som mottar et varsel om kritikkverdige forhold har et ansvar for å bidra til at dette ikke får negative konsekvenser for den som har varslet.
Der ansatte gir varselet muntlig har øverste leder/verneombud/nøytral varslingsmottaker ansvar for å få registrert varselet skriftlig.
Følgende trinn gjelder for oppfølging av mottatt varsel av arbeidsgiver;
- Varselet er mottatt når og av hvem
- Varsler (om kjent) er informert om at varselet er mottatt
- Undersøkelser er gjennomført
- Nødvendig informasjon er gitt til den eller de det er varslet om
- Konklusjon - Tilbakemelding gitt til varsler (om kjent)
- Tiltak - Videre oppfølging planlagt
- Videre oppfølging gjennomført
- Varselet skal registreres som avvik i virksomhetens avvikssystem
• Alle henvendelser skal tas på alvor og undersøkes – også anonym varsling vil bli saksbehandlet.
• Den som varsler skal motta kopi av varselet som er levert, - med mindre han/hun har valgt å være anonym.
• Anonyme kilder kan være like mye verdt som åpne kilder.
• Henvendelser skal tas tak i snarest mulig. Grunnlaget for det/de påståtte forhold må undersøkes nærmere. Kritikkverdige forhold må endres eller stoppes snarest.
• Den som mottar varselet må vurdere hvem som skal involveres i den videre behandling av saken, og hvilke tiltak som skal iverksettes alt etter hvilken type sak og hvem varslingen er rettet mot.
• Konfidensiell behandling, – færrest mulig skal involveres. Ansvarlig leder for varslet område informeres.
• Dersom det besluttes at saken forfølges/behandles, opprettes en sak. Saken skal behandles i samsvar med det til enhver tid gjeldende regelverk.
• Dersom varselet gjelder en navngitt person, skal som hovedregel den varselet omhandler så snart som mulig gjøres kjent med hva varselet gjelder og om hvilke opplysninger som er gitt. Det vil da være anledning for ham/henne å komme med uttalelse/sin versjon av saken. Dette med forbehold for saker hvor det av hensyn til videre undersøkelser er viktig at vedkommende ikke gjøres kjent med varselet.
• Den som varsler skal ivaretas på en god måte. Varslerens identitet er en fortrolig opplysning, og varslerens identitet skal ikke gjøres kjent for flere enn det som er nødvendig for den videre saksbehandlingen. Den som mottar varselet skal avklare om varslerens identitet skal holdes konfidensiell overfor den saken eller personen varselet gjelder.
• Varslingsordningen skal kunne brukes uten frykt for negative konsekvenser/ reaksjoner, represalier eller gjengjeldelser. Med negative konsekvenser menes for eksempel: forbigåelse i form av arbeidsoppgaver eller lønnsutvikling, bruk av ulike hersketeknikker, mobbing og utfrysning
• Den det varsles om har krav på rettssikkerhet. Virksomheten har som hovedregel at den det varsles om skal gjøres kjent med varslingen.
• Såfremt varsler oppgir navn, skal vedkommende gis skriftlig tilbakemelding innen 14 dager om at varselet er mottatt og hvordan saken håndteres videre. Når saken er ferdigbehandlet gis tilbakemelding til varsler, - dette uansett sakens utfall. Dersom behandlingstiden tar lang tid skal varsler orienteres om dette. Viser det seg at kritikken er ubegrunnet skal den som har fremmet kritikken/varselet få en forklaring/tilbakemelding. Spørsmål om innsyn er regulert i bl.a. personopplysningsloven.
• Når saken er ferdig behandlet skal den det ble varslet om straks ha tilbakemelding, uavhengig av sakens utfall. Dersom konklusjonen er at det er skjedd en misforståelse/feil, skal dette eventuelt håndteres som en personalsak (egen prosess).
• Selskapet vil håndtere, lagre og slette alle personlige data som vi mottar, samler eller registrerer knyttet til en varslingssak i samsvar med gjeldende databeskyttelse- og personvernlover.
Ekstern varsling
Den som varsler har rett til å informere tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. Eksempler på slike myndigheter kan være Arbeidstilsynet, Økokrim, Skatteetaten, Konkurransetilsynet, Datatilsynet, Helsetilsynet og Miljødirektoratet. Dersom en ansatt ønsker å varsle allmennheten (aviser, TV/radio, via internett mv.), må følgende vilkår være oppfylt for at vekommende skal komme under Arbeidsmiljølovens bestemmelser om vern mot gjengjeldelse:
• Overordnede må ha blitt informert om de kritikkverdige forholdene og gitt mulighet til å rette opp disse forholdene, eventuelt at tilsyns-/kontrollmyndigheter er varslet.
• Hensikten må være å rette på forholdene, ikke offentliggjøre dem. Uttalelsen må være holdbar med hensyn til de faktiske forholdene.
Det som vil være avgjørende vil likevel være om arbeidstaker har handlet i god tro.
Forbud mot å straffe varsleren/vern mot gjengjeldelse
Det er forbudt å straffe eller sanksjonere mot ansatte som har varslet. Arbeidsgiver kan ikke reagere med oppsigelse, avskjed, suspensjon, ordenstraff, fratakelse av arbeidsoppgaver eller andre negative reaksjoner som innebærer straff eller sanksjon. Varslere som opplever dette må orientere nærmeste leder og/eller øverste leder i Ecura.
Gjengjeldelse mot varsler er lovstridig. Varsler må likevel kunne forvente saklige motargumenter eller motbevis knyttet til de kritikkverdige forholdene. Er det slik at fremgangsmåten ikke er forsvarlig, gjelder ikke gjengjeldelsesforbudet. Dette innebærer imidlertid ikke at en gjengjeldelse nødvendigvis vil være lovlig. Generelt sett gjelder det at en reaksjon må stå i et rimelig forhold til bruddet på forsvarlighetskravet.
Oppreisning og erstatning
Varsler som blir utsatt for ulovlig gjengjeldelse i forbindelse med varsling, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsleders eller Ecuras skyld. Erstatning for økonomisk tap må eventuelt kreves gjennom rettsapparatet. Dersom varsler blir oppsagt eller avskjediget på grunn av varsling, kan det kreves erstatning etter de til enhver tid gjeldende erstatningsreglene.
Arbeidstakers rett til å varsle om kritikkverdige forhold
Etter arbeidsmiljøloven (aml) § 2 A-1 har arbeidstaker rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig, men det foreligger en ubetinget rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling, samt til tilsynsmyndigheter og andre offentlige myndigheter. Det presiseres i bestemmelsen at også innleid arbeidstaker har rett til å varsle i samsvar med disse reglene.
Eksempler på kritikkverdige forhold det kan varsles om er:
• straffbare forhold,
• brudd på lovregulerte forpliktelser,
• brudd på bedriftens interne retningslinjer,
• brudd på etiske standarder som har bred oppslutning i samfunnet.
Vern mot gjengjeldelser
Den arbeidstaker som varsler om kritikkverdige forhold skal etter aml § 2 A-2 være vernet mot gjengjeldelser.
Eksempler på gjengjeldelser som er i strid med arbeidsmiljøloven er:
• ulike former for mobbing/trakassering/utfrysing
• at arbeidstaker ikke får naturlig utvikling i lønns- og arbeidsvilkår
• at arbeidstaker ikke får naturlig utvikling i arbeidsoppgaver
• oppsigelse/avskjed
Plikt til å ha rutine for varsling
Virksomheter med fem ansatte eller flere, og virksomheter der forholdene tilsier det, skal etter aml § 2 A-3 ha rutiner for varsling. Disse rutinene skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Rutinene skal være skriftlige og minst inneholde:
• oppfordring om å varsle
• fremgangsmåten for varsling
• fremgangsmåten for mottak, behandling og oppfølging av varsling Varslingsrutinen skal være lett tilgjengelig for alle arbeidstakere i virksomheten.
Taushetsplikt
AML § 2 A-4 omhandler myndighetenes taushetsplikt ved mottak av varsel om kritikkverdige forhold. Taushetsplikten gjelder også overfor sakens parter og deres representanter.